小信息大课题——浅谈如何做好信息工作

　　小信息大课题——浅谈如何做好信息工作
　　
　　作者/ 郭学利 姜玉鹏
　　
　　2008年9月15日10点，美国雷曼兄弟公司向法院申请破产，消息瞬间通过互联网传遍世界。10点10分，德国国家发展银行通过计算机自动付款系统向雷曼兄弟即将冻结的账户转账3亿欧元。德国国家发展银行被媒体指责为迄今“德国最愚蠢的银行”。调查表明，悲剧发生的直接原因是信息沟通不畅。德国国家发展银行的董事会秘书史里芬和文员施特鲁克是涉及转账事件的两个人：史里芬在这关键的10分钟里，打电话给国际业务部催要风险评估报告，因电话占线而未果，打算一会儿再联系；负责处理与雷曼兄弟公司业务的高级经理希特霍芬，嘱咐文员施特鲁克上网浏览新闻， “一旦有雷曼兄弟公司的消息就立即向我报告”。10: 03施特鲁克看到雷曼公司申请破产的网络新闻，马上跑到经理办公室，可上司不在，施特鲁克留了张便条离开了。史里芬和施特鲁克对该悲剧的发生有着不可推卸的责任。前者的信息敏感度十分低下，缺少关注信息的主动性；后者虽及时获悉了实用信息，却对其风险评估不当，致使即时传达大打折扣，贻误了最佳时机。信息是领导决策的基础，是指导实践的依据，秘书如何做好信息工作是一个大课题。笔者拟就此问题谈谈自己的理解，与秘书朋友交流讨论。
　　
　　一、信息工作要与组织中心工作共脉跃动
　　
　　秘书处（或办公室）是组织的综合工作部门，处于组织中枢位置，上上下下、方方面面的工作任务都需要统筹协调、督查反馈。“广以谋大局，始造而有大作为。”秘书要树立服务大局的理念，坚持把工作放到组织工作的全局与大局中。这就要求秘书根据组织中心工作，找准自身工作的最佳结合点和切入点，合理安排工作重点，以使每项具体工作与组织部署、领导思路相契合。 “不谋全局者，不足以谋一域。”秘书人员只有对组织全局大势做到胸中有数，才不会偏离工作方向。
　　
　　信息工作服务于组织和领导，秘书人员必须站在组织战略的高度和领导的立场来把握关注点、兴奋点，紧紧围绕组织工作和领导决策的重点——中心工作、重点工作，开展具体业务。为了信息工作与组织中心工作共脉跃动，秘书人员必须定期科学地梳理和研判工作安排，分清主次、大小、轻重、缓急，做到统筹谋划，既兼顾组织全局部署和领导决策思路，又力争结合实际情况，准确抓住主要矛盾，始终突出工作重点。德国国家发展银行董事会秘书史里芬就缺少围绕工作重点开展信息工作的积极性。雷曼兄弟是德国国家发展银行的业缘组织，2008年9月15日是两个组织交易的日子。接管理常识，雷曼兄弟应是德国国家发展银行风险监测的重点。雷曼破产的信息已到处传播，董事会秘书却毫不知情，还在按正常程序索要风险评估报告，岂不可笑？未围绕组织当下的中心工作开展具体扎实的信息工作，是史里芬工作的最大失误。
　　
　　二、秘书应具备的信息素质和信息工作能力
　　
　　随着领导对信息的倚重度、期待值越来越高，信息工作变得越来越重要。秘书人员是组织和领导的“信息库”，为把握好信息工作的方向盘，秘书人员必须下苦功夫，以高度的责任心提升自己的信息素质和能力。
　　
　　1.提高信息搜集整合能力
　　
　　除了文件、信访、电话、会议、报刊、调研等传统渠道外，广播电视、网络等新媒体已成为主要信息来源。由于新媒体信息数量庞大、信息质量良莠不齐、信息渠道多元，如何收集、储存有效有益信息面临严峻考验。秘书人员必须创新思维，在组织内部建立横向到边、纵向到底的信息网络，变“个人作战”为“集体攻坚”。只有集合群力，秘书人员才可以搜集到关乎组织的较为全面的信息，实现信息搜集工作的角落化、针点化。庞杂的信息源犹如狼藉杂乱的仓库，对有效有益的材料物品难以辨别，所以秘书人员要具备整合加工信息的能力。整合加工信息不妨分为两步走：第一步是做好信息去粗取精、去伪存真的工作，确保信息的有效度；第二步是将一个个看似独立割裂、关联不大的信息，以重要程度、时效程度、相联性等维度分类，以确保信息的分级处理。收集整合信息是秘书人员开展工作的基础。秘书一定要树立一个观念：收集信息要多多益善，可用信息要精益求精。
　　
　　2.信息预测与信息监测能力
　　
　　1950年朝鲜战争中，周恩来的军事秘书雷英夫预测出美军登陆的准确时间和地点，毛泽东对此评价说“小参谋是可以大有作为的”。雷英夫的预测不是空穴来风，而是建立在对已有信息科学分析基础上的。在某种意义上，建立在现有信息基础上的未来推断和预见，对秘书辅政具有决定意义。技术是优化信息资源、提升信息实用价值的手段和工具。秘书人员必须掌握一定的信息技术，如群聚类技术、数据挖掘比对、智能化分析等，并以此为助力提高自身的预测能力。
　　
　　在未来预测中，要特别注意高风险信息的动态发展。秘书人员要对诱发危机的因素准确定位，看其属于高危害高概率、高危害低概率、低危害高概率、低危害低概率中的哪一种。哪怕风险发生概率很低，秘书人员也要抱着如履薄冰的心态，密切关注及时分析科学判断。只有密切监测风险信息，时时关注不良因素变化，才有可能预防事态升级。如果德国国家发展银行工作人员对雷曼兄弟公司的不良信息紧密跟踪，那么悲剧就会避免。秘书人员一定要引以为戒。
　　
　　3.信息传送能力
　　
　　秘书人员信息传送能力主要体现在信息传送技巧的掌握和传送信息的质量上。信息传送的方法主要有文字材料、电话沟通、网络交流等。这是秘书人员的基本功。秘书人员要扮演好信息“过滤器”的角色，做好传发信息工作。首先保证上报信息质量。一是信息真实可靠。真实是信息的生命。只有实事求是地传送客观真实的信息，才能辅助领导理清思路做出科学决策。二是信息要解渴有用。秘书工作要和领导工作、组织大局对接，因此传送信息要紧扣领导关注点，匹配领导思路，多报对路有用的适用型信息。三是做好重大事件、紧急事件信息的报送工作。这类信息关乎组织生存与发展，甚至关乎社会稳定与国家安全，秘书人员要及时报送，以便领导对事件的发展了然于胸，迅速作出应对决策。其次做好系统内的信息传达工作，以确保系统内各单位、各部门上下衔接、左右联动。另外，秘书人员在对外信息发布中要掌握适度的原则，什么该发布，什么不该发布，公开到什么程度……都要考虑清楚，以避免组织因信息公布不当而造成损失。
　　
　　4.确保信息安全的能力
　　
　　确保信息安全是秘书人员重要的素质和职业操守。随着科技的进步，信息载体的增多，信息的安全受到越来越多的威胁。秘书人员是领导的近身参谋，在内外上下联系协调的过程中往往知密早、知密多，甚至还是某些机密的保管者，其保密能力的高低直接关乎组织的前途命运。所以，秘书人员一定要有强烈的信息保密意识，在工作中真正发挥“门阀”作用，在文件传达、口头交流、媒介使用、档案管理过程中，紧绷保密弦，防止秘密信息的跑冒流漏。秘书只有将保密理念内化于心、外化于行落到实处，组织的信息安全才会得以保证。“从发生的泄密事件的.性质来分析，有近60%的属于过失泄密，主要表现为涉密人员思想麻痹，疏忽大意。”“机事不密则害成”，秘书人员一定不可掉以轻心。
　　
　　三、开展信息工作应遵循的原则
　　
　　1.及时性原则
　　
　　当天的信息是金子，第二天的信息是银子，第三天的信息是垃圾。秘书人员一定要注重信息工作的时效性，做到三个及时：一是及时发现信息工作中的新动向、新问题、新矛盾；二是及时寻求信息工作中的新突破、新探索、新办法；三是及时传达新精神、新举措、新政策。美国总统要求，世界每个角落发生的重大事件，五分钟他要知道，迟了就会被动。只有对重要信息反应快、处理快、传递快，信息的辅政效用才可以最大化实现。
　　
　　2.准确性原则
　　
　　准确性体现在以下几个方面：一是以实事求是的精神，报送传达真实的情况，反映真实的声音，尽量保证流通信息的客观；二是准确把握工作重点，做到急领导所需，报领导所要，向领导提供针对性强的信息，为组织决策提供参考依据；三是根据不同信息的传播范围、紧急程度、秘密程度，恰当选择报发渠道，以确保涉密信息不泄露、紧急信息不贻误、知悉对象不遗漏；四是充分发挥信息标题的文眼作用，用准确凝练的语言体现信息价值，以引起领导关注和部门重视；五是以客观、冷静、理性的态度进行信息管理工作，以防个人感情影响信息的客观性。这里内容准确是信息传播的底线。秘书人员一定要力求报发的信息观点准确、事件准确、数据准确。对于细节不准、情况不明的信息不能草率报送。
　　
　　3.全面性原则
　　
　　秘书人员要对与组织有关的各方面情况有一个全景式的了解和总体把握，在搜集、报送信息的具体工作中，做到综合信息与专题信息、热点信息与常态信息、良性信息与负面信息相结合，以确保信息内容全面反映组织的实际情况。信息的全面性并不是指事无巨细的面面俱到，而是指在突出个体信息特点的同时整合和深度加工挖掘共性信息，以达到连点成线、连线成面的效果。只重个性不重共性、只重局部不重整体、只重成绩不重问题的信息，都存在着以偏概全的缺点，不利于反映事件的本质。
　　
　　注释：
　　
　　①赵英秀，周恩来的军事秘书雷英夫[J].文史天地。2009（8）。
　　
　　②王川洪，从“破窗理论”谈保密工作[J].秘书工作，2005（8）。
　　
　　（作者单位：内蒙古财经大学人文学院内蒙古教育招生考试中心办公室）

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