高校公文处理工作常见问题刍议

　　高校公文处理工作常见问题刍议
　　
　　刘星
　　
　　公文作为高校内部管理的重要工具，对高校发展具有重要意义。在高校公文处理的实践中，却存在着不少问题，在一定程度上阻碍了公文作用的发挥，制约了公文处理工作的规范化和科学化发展。在长期的公文审核工作中，笔者发现，高校公文处理常见问题主要集中在两个方面：一是公文写作不够规范，影响了公文质量的提升；二是公文处理程序不够规范，影响了公文效力的发挥。
　　
　　一、公文质量方面存在的问题
　　
　　公文处理是一项严肃的工作。为了保证日常工作的顺利开展和促进学校各项工作的有序进行，大多高校都制定了公文处理的制度。但是，随着高校的快速发展，公文数量日益增多，对公文处理工作的要求越来越高，尤其在高等教育内涵发展的新阶段，公文质量的提升具有更为重要的意义。当前，高校公文除了格式不规范、表述不恰当等常见问题之外，还存在一些特殊问题，给高校办公室公文审核工作提出了新的课题。
　　
　　1.公文种类使用单一
　　
　　《党政机关公文处理工作条例》 （以下简称绦例》）规定了15种常见的公文。从使用范围和规格来说，除“命令（令）”“公报”“议案”外，其他种类皆可用于高校公文。但目前高校的发文，尤其是下行文，使用最多的'文种是“通知”，且大有用“通知”取代其他文种的趋势。笔者以为，应根据文件具体内容选择合适的文种，不能无限量放大一个文种的使用范围。如高校常有关于表彰优秀教师和学生的公文，这类公文主要是为了表扬先进，激励师生创先争优，一般没有具体的执行要求，属于知照性公文，用“通报”更为合适。又如“意见”这个文种，1996年印发的《中国共产党机关公文处理条例》首次把“意见”确定为公文文种，2012年发布的《党政机关公文处理工作条例》也明确“意见”是常用的15种公文之一，适用于对重要问题提出见解，但时至今日还常常见到《关于印发（×××意见）的通知》，忽视了“意见”本身就是一个文种，这是很不规范的。
　　
　　2.公文内容照搬上级文件
　　
　　传达贯彻党和国家的路线方针政策，或落实上级文件精神，是公文行文的缘由之一。高校这一类公文存在着明显的问题，就是来文单位在起草公文时机械理解照搬照抄教育部或者省市教工委的文件，以为原封不动才能和上级精神保持一致。这样的文件往往指导原则多，具体内容少，与学校自身实际脱节，缺乏操作性与针对性，让人摸不着头脑。这类文件以规章制度、实施意见和工作方案类居多，比普通的事务类公文更为复杂，办文人员在审核的时候，如果不能全面把握学校全局和透彻理解各方面工作，是很难将之修改为一篇合格的公文的。因此，解决问题的根本在于来文单位要结合学校实际，有的放矢地起草文件，办文人员也要与起草单位充分沟通并加以引导。
　　
　　3.公文语言论文化
　　
　　公文语言要求准确、庄重、精练、严谨，这样才便于理解和执行。近几年来，高校行政工作人员多为硕士及以上学历者，他们大多经过严格的专业训练，具有一定的研究能力，这有利于培养一支专家型的管理队伍。在公文处理的实际工作中，笔者却发现，一些来文单位起草的公文常使用专业术语，且通篇用论述的表达方式，读起来晦涩难懂。诚然，在阐明某项工作指导思想的实施意见类公文中，运用论述的方式是必需的，但一定要适可而止。《教育部贯彻落实中央改进工作作风、密切联系群众（八项规定）和（实施细则）的实施办法》明确规定，文件要“减少重要性、必要性等一般性论述”，文件的核心在于“观点鲜明、言之有物”，尤其在具体工作安排和工作要求等发文中，要语言清晰明白、一目了然。
　　
　　二、公文办理程序方面的问题
　　
　　《条例》对公文办理程序作了统一规定，高校公文处理工作也有一整套完备的程序，但是，有一些环节运行起来总是不太顺畅，在一定程度上影响了公文办理的规范性和时效性。究其原因，主要有以下几个方面：
　　
　　1.发文权限不明造成校级发文过多
　　
　　当前，从发文数量来看，高校发文呈逐年上升趋势，这既与高等教育快速发展、所涉事项日益增多有关，也与学校内部发文权限不确定、职能部门大量升格发文有关。属职能部门权限范围内的事项，尤其是事务性工作，本应由职能部门自行发文，但在实际工作中，职能部门往往愿意以“校发文”的方式行文，以为这样既能以“学校”的名义安排事项，又能提高办文部门对此项工作的重视程度。其实，这样不仅导致学校发文数量不断增多，给发文工作带来压力，也不利于学校公文的规范化处理。
　　
　　2.发文前沟通不畅造成会签、审核时间过长
　　
　　学校内部涉及多个部门联合发文的，需要在发文前由相关部门会签。如果拟文单位在拟稿前没有和相关部门有效沟通，还存在一定的有分歧，则文件的审核周期就不可控了。 《条例》明确提出“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文”。文件中有关事项的协商应在起草环节进行，向后推到审核环节，只会进一步加大公文处理的难度，延长公文处理的时间，降低公文处理的效率。
　　
　　3.办理时限太紧造成急件频发
　　
　　在实际工作中，有一种情况比较常见，即发文单位对文件办理要求比较急，刚提交文件就希望马上印发。公文处理有初审、审核、签发等程序，需要一定的时间，且办公室往往会同时接收到好几个部门提交的文件，只能根据轻重缓急作出安排。虽然办文人员应坚持特事特办、急件急办，但是“特事”和“急件”太多，就会打乱正常的工作频率和节奏，忙中出错。仔细分析这些“急件”，除了有少部分确实属于“急件”外，更多的则是普通件。
　　
　　三、进一步做好高校公文处理工作的对策
　　
　　上述问题的出现，折射出高校的公文处理工作还存在着诸多不尽如人意之处，也在一定程度上凸现了高校内部管理方面的问题。党中央在“八项规定”中提出要“精简文件简报，切实改进文风”，为我们解决上述问题指明了方向。我们应从制度、培训、协调等方面人手，对症下药，理顺公文处理中各个环节的关系，提高公文质量和高校内部管理水平。
　　
　　1.以完善的制度作为保障
　　
　　要按照《条例》规定，修订学校的公文处理办法，并紧密联系中央“八项规定”，贯彻落实“精简文件、改进文风”的精神。以办法为纲，结合学校实际，对公文的办理程序、发文要求、办理原则、公文写作和公文格式等作出详细规定，着力解决存在的突出问题。提倡“短、实、新”文风，要求文件做到观点鲜明、条理清晰、言之有物；详细规定适合高校使用的常用文种，框定每个文种的适用范围；明确校院两级发文权限，规范发文规格，避免升级发文；理顺行文关系，规范发文流程，严格发文要求，尽量减少急件、错件；严把发文质量关，建立发文退回机制，将有质量问题的文件第一时间退回来文单位，修改后再予以提交。
　　
　　2.以人员的培训作为抓手
　　
　　公文处理工作要规范、科学，有一支高素质的工作人员队伍是关键。要加大对学校办公室办文人员的培训力度，着力增强三个方面的能力：一是对政策的理解和把握能力，二是对学校全局和中心工作的研究能力，三是公文审核、写作等方面的业务能力，让办文人员争取成为公文审校和写作方面的“专家”。要在学校各二级单位明确专职或兼职的文秘人员，学校办公室负责对他们开展业务培训，结合常见问题，重点就公文基础知识、公文写作方法、公文文种使用、公文送转程序等开展培训，确保公文质量的提升。
　　
　　3.以高效的协调作为基础
　　
　　协调是公文处理工作中的重要环节，尤其在公文审核过程中，与来文单位充分沟通，对于及时解决问题，保证公文正常运转至关重要。协调中要将原则性和灵活性相结合。要严格按照制度要求办文，对于不按照公文办理流程办文的，要向来文单位说明情况，争取来文单位的理解和支持；对送审文件中内容不清楚、难以理解的地方，要及时向来文单位请教；对不合规范的文件，应坚持原则，退回来文单位，让其修改后再次报送。同时，协调要讲究艺术性，坚持灵活性，多站在来文单位的立场上思考，尊重他人的意见和想法。核稿人员修改后，应与来文单位再次确认，并将修改稿发给他们，提请他们注意文稿中出现的问题，避免再次出现类似问题。
　　
　　（作者单位：中央财经大学学校办公室）

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