与时俱进其命惟新——谈几种新型公文的认知与写作
与时俱进其命惟新——谈几种新型公文的认知与写作口张永瑕
文章是时代的产物，“变”是文章的唯一常态。时世既殊，物象既变，心随物转，新裁斯出，诚理所当然。随着社会的不断发展，公文文体也在不断发展、嬗变。一些公文尽管在《国家行政机关公文处理办法》中难觅踪迹，在实际工作中却异常活跃、如鱼得水。或许在不久的将来，文种扩容会将它们纳入其中。研究它们，对于公文写作的实践来讲具有十分重要的意义。
当下，未被《国家行政机关公文处理办法》收入其中，却在日常工作实践中大放光彩的“准公文”有公示、预备通知、工作要点等。此类文种，虽说小荷才露，却必须高度重视，藉此强化写作此类公文的技能与素养，更好地为机关、单位服务。
一、公示
“公示”，无论《国家行政机关公文处理办法》还是《中国共产党机关公文处理条例》，都未将它作为法定文种。《现代汉语词典》是这样解释的：“公开宣示，让公众了解并征求意见。”在现实生活中，公示无疑是一种高频文体，如任前公示、录用公示、重大项目公示，不胜枚举。这是“善政“之举，也是“善治”之举，更是信息公开的题中之义。
公示进入公文视野，最早当在2000年。是年，中组部以通知的形式印发了《关于推行党政领导干部任前公示制的意见》（中组发［2000］18号），此为最早的以“公示”为主题的官方文本。此前，也有大量的公示文本出现在公文写作实践中，但那只是一种摸索而已。从2000年以后，公示方作为一种刚性文种固化下来。它是应《深化干部人事制度改革纲要》（中办发［2000］15号）要求而产生的新文体。
《关于推行党政领导干部任前公示制的意见》，同样适用于行政机关的书写实践。此举的预期是，将党委（党组）集体讨论研究确定拟提拔或调整的干部的有关情况，通过一定的方式，在一定范围和期限内公布，广泛听取群众的反映和意见，再正式实施对干部的任用。( )这种做法把扩大民主从干部推荐、考察环节延伸到任用决策阶段，把民主参与的范围由部分干部扩展到广大群众，体现了坚持党管干部原则与充分发扬民主、走群众路线的有机结合。因此，公示，可以使党组织得到的信息更准确、更优质、更有针对性；还可以最大程度上规避用人失察的风险；同时还有利于强化监督，营造良好的选贤任能风气。
此文件对公示的对象、范围、内容、方式、时间、程序作了具体规定，可操作性强。比如，“公示内容一般包括公示对象的姓名、性别、出生年月、籍贯、学历学位、政治面貌、现任职务等自然情况和工作简历。对拟任职务是否公示，各地、各部门可根据实际情况自行掌握。”公示时间“一般以7—15天为宜”。文件还特别规定“从2002年起，地厅级以下领导干部（特殊岗位除外）的选拔任用，都要实行任前公示制”。
目前，公示写作中出现了两种不良现象：一是把公示当作通知来写，如“任前公示通知”；一是公示内容不规范，连姓名、籍贯都付之阙如。众所周知，通知这个文种可以用以发布任免事项，但无论任命还是免职的，都是既成事实。公示则不同，用还是不用，尚不确定。将公示与通知混用，显然于情、于理、于逻辑不合。公示内容的不规范，原因在于没有对号入座，没有按《意见》所要求的各要素来写作。
为了让权力在阳光下运行，政府公示写作力度在与日俱增；2010年12月28日国家发展改革委《关于实行政府重大投资项目公示工作的指导意见》（发改投资［2010］3131号），对于推进政府信息公开，提高政府投资管理透明度和社会参与度，更好地保护政府投资项目所涉及公民和法人的切身利益，具有重大意义。此后，政府层面的公示还延及表彰信息的公示，如全国评比达标表彰工作协调小组办公室《关于对拟设立全国“扫黄打非”评比表彰项目的公示》（2011年1月13日）、《关于对拟开展的三个表彰项目的公示》（2011年2月I1日）。公示运用于各行各业的工作实践是社会进步的体现，它对于维护公民的知情权、参与权、表达权和监督权作用突出。
总体而言，公示写作难度并不大，目前问题的关键在于写作时宜恪守规范。公示写作的超文本意义必须引起高度重视，它已成为制度供给的重要一环，成为善政、善治的重要抓手，切不可等闲视之。
二、预备通知
严格来说，预备通知不是新文种，它只是原有文种的细化、拓展而已。《国家行政机关公文处理办法》中通知的弹性没有现在这么大。随着市场经济建设的不断深入和公务活动的日益复杂，公务活动成本预算、预期收益越来越成为公务规范的重要环节，“预备通知”或“预通知”的文体潜能得以被不断挖掘出来。
前瞻性、预判性是公文写作的理念之一，也直接催生了预备通知的不绝如缕。比如有些大型会议、大型培训班，召开、开班的时间尚不确定，就需要先将通知下发，因为召开、开班是肯定的，不确定的只是具体哪一天、哪一个时段实施而已。先将通知以预备通知的形式下发，便于受文机关或个人作好会前、学前有关准备。因为这些准备工作工作量比较大、费时较长。若不预先发通知，人们就会准备得不充分，甚至会影响到其参与的质量。还有一种情形是，会议的召开、学习班的举办须视参与人数来确定，此时能与会的、能参加学习的人数就显得很重要，这个信息只有通过预通知来搜集。如果人数达到一定的要求，会就可以如期举行、班就可以如期举办，否则就有可能取消此类会议或学习班：商业味较浓的会议与学习班，就有不少属于此类情形。一旦无利可图，举办者就会毫不犹豫地取消此类活动，即不再发正式通知。因此，可以视预备通知为市场经济催生的一种“新”文种：如果活动能如期举行，举办者亦须知晓参与人数等信息，这样便于与酒店、宾馆、旅游公司及有关单位联系，提前做好相关服务，免得供大于求或供小于求，以致手忙：脚乱、怨声载道。
具体到文本的写作，预备通知、预通知的格式、思路、语用与通知相仿。比如《国家人口计生委办公厅关于举办生殖健康咨询师省级师资暨乡村优秀技术骨干培训班的预备通知》（人口厅传［2009］12号），正文内容包括“培训内容、培训对象、培训时间和地点、其他事项、联系人及联系电话、附件”，与正式通知并无二致。不同之处在于：“培训时间和地点”之下有“报到地点：待定”信息；“其他事项”之下有“国家人口计生委人事司将根据报名情况确定培训班举办地点”内容；附件内有《生殖健康咨询师省级师资暨乡村优秀技术骨干培训班名额分配表》。前二者充分彰显了它的“预备”特征，要么无法尽早确定下来，要么没有必要那么早就确定下来；附件中的名额分配表更是充分说明“预备”的重要性，因为名额有限，故必须打一点提前量，便于受文单位落实此项工作。此文的发文时间是2009年2月26日，第一期的实施时间是同年3月21日，充分显示了预备通知游刃有余的文体优势。
此类通知在制约力度相对较小的行业协会运用得更为普遍。例如：
关于召开中国古迹遗址保护协会第三届会员代表
大会的预通知各省、市、自治区文物局、国家文物局各直属单位、协会各团体会员单位：
经报请国家文物局同意，中国古迹遗址保护协会拟定于2012年4月底5月初在北京召开第三届会员代表大会，届时将进行新一届理事会的选举。请你单位派一名代表参会，并推荐一名理事候选人参加理事会理事的选举。
请认真填写参会回执（见附件），并于4月20日前反馈协会秘书处。秘书处联系方式如下：
联系人：略
电子邮箱：略
联系电话：略
传真：略
附件：协会会员代表大会预备通知
中国古迹遗址保护协会
二O一二年四月五日
因系行业协会，相互约束更为宽松，平等的沟通交流显得尤为重要，此公文就很好地做到了这一点。预备通知、预通知的大行其道是事出有因的，既合理也合礼。
公开政府信息，特别是“三公”经费信息，用更少的人力、物力、财力办更多的事情，将成为“善政”的常态。在这种情形之下，人们更要注重开会、参加学习班的效率、质量。早在2007年12月31日国务院办公厅就颁发了《关于精简会议文件改进会风文风的意见》（《国务院公报》2008年第5号），对精简会议、改进会风作了细致入微的量化规定。如果没有预备通知，办会质量、办文质量会大打折扣。
“凡事预则立，不预则废”，预备通知就是“先谋后动”的文体，我们应该充分发扬它的文体优势。
三、工作要点
工作要点，顾名思义就是计划将来要做的工作之重点，属于计划范畴。当下，工作要点的.权重有飙升之势，故宜从文本层面、超文本层面阐释之。文本层面，秘书必须重视它，因为撰写工作要点是秘书工作的常态。更为重要的是，秘书必须看到它超文本层面的意义。因为秘书的参谋作用更多地是通过超文本来实现的。
一要意识到工作要点的重要性在与日俱增。这一点从国务院的办文理念可窥其一二。比如，从2005年至2008年，国务院均印发过年度工作要点，且皆将其作为《国务院关于印发200X年工作要点的通知》之附件。换言之，2005年到2008年这四年内，国务院只是将年度计划当作事务文书来看待，故只作为“通知”的附件下发，发文字号分别是国发［2005］8号、国发［2006］12号、国发［2007］8号、国发［2008］15号；然而，2009至2012年，“工作要点”突然销声匿迹了，代之以《关于落实（政府工作报告）重点工作部门分工的意见》，发文字号分别是国发［2009］13号、国发［2010）8号、国发［2011］7号、国发［2012］13号，虽说发文字号一如既往，但是权重已经相去云泥了。区别之一，“意见”的权重显然大于“通知”；区别之二，“工作要点”须经国务院常务会议通过，而“重点工作”须经全国人民代表大会通过，“意见”只是落实它的一个工具。依法行政的理念尽在其中。
二要意识到“工作要点”与“重点工作部门分工意见”都是信息公开的重要载体。后者的信息更丰赡、力度更大、更透明。开诚布公地将本年度的工作重点罗列出来，具体写哪个部门牵头、哪些部门参与是二者的共同之点。不同之处在于，“重点工作部门分工意见”中没有了“工作要点”中参与部门的“等”字，谁牵头、谁参与明明白白。同时，明确了日后落实、问责的主体。
表面上看，它只是几个字的改变，实质上是施政理念的改变。秘书必须强化“工作要点”向“分工意见”位移的认知。认知到位是第一步，写作此类公文时理念的优化是第二步，公文文本书写是第三步，贯彻落实是第四步，督查问责是第五步。
此位移，是强化执行力与公信力之表现。因为工作要点相对来说比铰虚，分工以后各司其职、各负其责才更实。因此，“意见”显然忧于“通知”。
当然，“通知”与“意见”相比，前者的权重显然没有后者大，后者更多的是刚性约束，前者或多或少有一些柔性色彩。国务院常务会议制订的“工作要点”，显然不如经过全国人民代表大会表决通过的报告那么具有约束力，据此报告制订的“工作重点部门分工意见”当然更具刚性。再说闭门订计划远不如开门订计划来得优质，因为它可以群策群力、集思广益。开门制订计划，可以给自己施压，从而将政府工作做得更快、更好、更优。这样，“依法行政、执政为民”就有了制度上的保证。各省、市、县级政府应该借鉴国务院这一优质理念。具体到书写层面，“意见”的书写更多的是威势话语，如泰山压顶，没有讨价还价的余地；前者则有不少弹性、普适性。因此，“意见”文本中基本上没有“等”这个字眼。弹性的空间完全清除，这样更利于工作的落实。
有了明晰的主体，有了明确的分工，就可以八仙过海、各显神通，就有可能形成一种同质竞争的良性态势。众所周知，督促检查是办公室的工作职责之一，早在国办发［1998］31号文中就有“督促检查国务院各部门和地方人民政府对国务院公文、会议决定事项及国务院领导同志有关指示的执行落实情况并跟踪调研，及时向国务院领导同志报告”之规定，可见秘书必须强化督促检查能力。“工作要点”变为“重点工作分工意见”，对秘书工作提出了新的更高、更细化的要求。因此，秘书要细读与政府规划有关的文本，在超文本层面的思考与切入上下功夫。
四、结语
社会发展一日千里，公文写作日新月异，或奇峰突起、横空出世，或老树春深、更著繁花，公文的斑斓有目共睹。因为公文是社会实践的产物，是高端社会活动的中介。( )只要人类实践不断发展，公文写作也会不断发展。
新的时代、新的理念、新的社会实践，自然会催生各种各样的新公文、准新公文。公文由人制又治于人。公文不是一张冰冷的纸，而是充满人情味的公民权利的保障书，公文的制发目的就是要把党和政府对公民个体的关怀付诸现实，让每个社会个体沐浴到关怀的雨露。秘书既要完成形而下的办文办事办会工作，更要注重思考新公文背后的大端。惟其如此，方能出色完成新情境之下的本职工作，方能扮演好网络时代“参谋、智囊、外脑”之多重角色。
（作者单位：华南师范大学文学院）
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